Datenschutzhinweise

A. Allgemeines

(1) Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO: KCL GmbH Steuerberatungsgesellschaft Hans-Clarin-Weg 7, 81248 München, Deutschland Telefon: +49 89 248856340 E-Mail und Datenschutzanfragen: info@kcl-tax.de

(2) Begriffe und Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Eine Verarbeitung umfasst insbesondere das Erheben, Speichern, Verwenden, Übermitteln und Löschen solcher Daten. Je nach Verarbeitungszweck kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen zur Anwendung:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Durchführung eines Vertrags mit der betroffenen Person und vorvertragliche Maßnahmen auf deren Anfrage.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere steuer-, handels-, berufs- und geldwäscherechtlicher Pflichten, soweit einschlägig.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wahrung berechtigter Interessen, vor allem sichere Bereitstellung der Website, Bearbeitung allgemeiner Anfragen, Schutz der IT-Systeme und Kommunikation mit Ansprechpartnern von Geschäftskunden; entgegenstehende Interessen werden berücksichtigt.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung, sofern wir sie für einen bestimmten Verarbeitungsvorgang einholen. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Soweit im Rahmen eines steuerlichen Mandats ausnahmsweise besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO betroffen sind (beispielsweise Gesundheitsdaten, religiöse Zugehörigkeit oder Gewerkschaftsbeiträge), erfolgt deren Verarbeitung nur, soweit zusätzlich ein Tatbestand des Art. 9 Abs. 2 DSGVO erfüllt ist. Die konkrete Grundlage richtet sich nach der jeweiligen Tätigkeit, beispielsweise einer ausdrücklichen Einwilligung, der Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder einer einschlägigen gesetzlich vorgesehenen Ausnahme. Eine pauschale Einwilligung in sämtliche steuerlichen Verarbeitungen wird damit nicht vorausgesetzt.

(3) Empfänger und Vertraulichkeit

Zugriff auf personenbezogene Daten haben innerhalb unserer Kanzlei nur die für den jeweiligen Zweck zuständigen und entsprechend verpflichteten Beschäftigten. Im Rahmen der jeweiligen Vorgänge können folgende Empfänger oder Empfängerkategorien Daten erhalten: IT- und Hostingunternehmen, Anbieter der Mandanten- und Dokumentenverwaltung, Buchhaltungs- und Belegverarbeitung, Kommunikationsdienste, Banken sowie – soweit gesetzlich geboten oder zur Mandatsdurchführung erforderlich – Finanzbehörden, andere Behörden und Gerichte. Eine Übermittlung an weitere Empfänger erfolgt nur auf einer jeweils einschlägigen Rechtsgrundlage. Soweit Dienstleister als Auftragsverarbeiter tätig werden, erfolgt ihr Einsatz auf Grundlage von Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO. Bei der Beauftragung von Dienstleistern berücksichtigen wir zusätzlich unsere berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten, insbesondere die Vorschriften des Steuerberatungsgesetzes und des § 203 StGB.

(4) Drittlandübermittlungen

Für unsere Arbeitsabläufe nutzen wir vorrangig Dienstleister und Speicherorte in Deutschland bzw. innerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums. Gleichwohl kann es abhängig von den eingesetzten Produkten, Unterauftragsverarbeitern, Support- und Kommunikationsleistungen zu Zugriffen oder Übermittlungen in Staaten außerhalb dieses Raums kommen. Solche Verarbeitungen dürfen nur unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO stattfinden, insbesondere auf Grundlage eines einschlägigen Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln, gegebenenfalls ergänzt um zusätzliche Maßnahmen. Informationen über maßgebliche Dienstleister finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten. Zu konkreten Garantien kann Auskunft über die oben genannten Kontaktdaten verlangt werden.

(5) Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich gelöscht oder anonymisiert, wenn der jeweilige Verarbeitungszweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder anderen rechtmäßigen Gründe für eine weitere Speicherung entgegenstehen. Im Einzelfall können Daten darüber hinaus zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sein. Die spezifischen Fristen oder Kriterien werden bei den einzelnen Verarbeitungen dargestellt. Für steuerberaterrechtliche Handakten gilt nach § 66 Abs. 1 StBerG grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren ab Ablauf des Kalenderjahres der Auftragsbeendigung. Für bestimmte handels- und steuerrechtliche Unterlagen gelten – je nach Dokumentenart – regelmäßig Fristen von sechs, acht oder zehn Jahren, insbesondere nach § 257 HGB und § 147 AO. Aufbewahrungspflichten und Löschzeitpunkte werden dokumenten- und fallbezogen geprüft.

(6) Datensicherheit

Wir setzen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO zum Schutz personenbezogener Daten vor Verlust, Manipulation und unberechtigtem Zugriff ein. Bei der Übermittlung besonders vertraulicher Mandatsinformationen sollte vorzugsweise ein dafür bereitgestellter geschützter Kommunikationsweg verwendet werden. Bei unverschlüsselter Standard-E-Mail bestehen je nach Übertragungsweg Vertraulichkeitsrisiken.

(7) Rechte betroffener Personen

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie uns gegenüber das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Wenn eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit vorheriger Verarbeitungen bleibt unberührt. Sie können nach Art. 21 DSGVO Verarbeitungen widersprechen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruhen, sofern sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann grundsätzlich nicht mehr, es sei denn, es bestehen zwingende schutzwürdige Gründe, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Einer Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne weitere Begründung widersprechen. Außerdem haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für private Unternehmen in Bayern kommt insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, E-Mail: poststelle@lda.bayern.de, in Betracht. Sie können sich auch an eine andere zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

(8) Bereitstellungspflichten und automatisierte Entscheidungen

Die Bereitstellung personenbezogener Daten zum bloßen Besuch der Website ist grundsätzlich nicht gesetzlich vorgeschrieben. Technische Verbindungsdaten sind für den Aufruf der Website jedoch erforderlich. Angaben in einem Kontakt- oder Mandatsanfrageformular werden benötigt, soweit sie als Pflichtangaben markiert und zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich sind. Für die Mandatsdurchführung können weitere Angaben gesetzlich oder vertraglich erforderlich sein; bei Nichtbereitstellung kann eine Anfrage oder ein Mandat gegebenenfalls nicht bearbeitet werden. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nach den derzeitigen Angaben nicht statt. Softwaregestützte Vorbereitungsschritte in der Buchhaltung sind hiervon zu unterscheiden.

B. Besuch der Website www.kcl-tax.de

(1) Technische Bereitstellung und STRATO-Hosting

Beim Aufruf unserer WordPress-Website verarbeitet der Webserver technisch notwendige Zugriffsinformationen. Dazu können insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Adresse und Datei, Referrer-URL, Browser- und Betriebssysteminformationen, Datenmenge und HTTP-Statuscode gehören. Zweck ist die Bereitstellung der Website und die Gewährleistung ihrer Sicherheit und Stabilität. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der sicheren und störungsfreien Bereitstellung des Webangebots. Für das Hosting setzen wir nach den uns erteilten Angaben STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, als Dienstleister ein; die Server befinden sich nach unseren Angaben in Deutschland. Mit dem Anbieter besteht nach unseren Angaben eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen: https://www.strato.de/datenschutz/. Nach den allgemeinen Anbieterinformationen speichert STRATO IP-Adressen zur Angriffserkennung und -abwehr maximal sieben Tage; anonymisierte Webserver-Logdateien können je nach Hostingpaket in einem länger abrufbaren Statistikbereich vorgehalten werden. Für die auf unserem konkreten Hostingvertrag beruhende Log- und Statistikaufbewahrung sind die dort jeweils geltenden Einstellungen maßgeblich.

(2) Kontaktformular und Interessentenaufnahme über milia

Wenn Sie uns über das Kontakt- und Interessentenformular kontaktieren, verarbeiten wir nach der mitgeteilten Konfiguration Ihre Anrede, Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse sowie eine Angabe zum Umsatz. Eine Telefonnummer kann freiwillig angegeben werden. Außerdem können technisch notwendige Übermittlungsdaten und der Zeitpunkt der Formularübermittlung anfallen. Die Angaben verwenden wir zur Zuordnung, Prüfung und Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kontaktaufnahme und gegebenenfalls zur Anbahnung eines Steuerberatungsmandats. Für die digitale Interessenten- und Mandantenaufnahme setzen wir die Plattform milia der milia GmbH, Schanzenstraße 39C, 51063 Köln, ein. Das Formular wird über einen Dienst unter der Domain erweiterungen.milia.io bereitgestellt beziehungsweise eingebunden. Beim tatsächlichen Aufruf des extern bereitgestellten Formulars können bereits technisch notwendige Verbindungsdaten (insbesondere IP-Adresse und Browserinformationen) an den Plattformanbieter übermittelt werden. Im Rahmen der Übermittlung des ausgefüllten Formulars werden die eingegebenen Angaben in der Plattform verarbeitet. Informationen des Anbieters: https://milia.io/datenschutz/. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sich Ihre Anfrage auf vorvertragliche Maßnahmen oder auf die Durchführung eines Mandatsvertrags mit Ihnen persönlich richtet. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses, Kontaktanfragen sachgerecht zu bearbeiten und mit Ansprechpartnern von Unternehmen zu kommunizieren. Nicht in ein Mandat übergehende Anfragen löschen wir, wenn deren abschließende Bearbeitung abgeschlossen ist und keine weiteren legitimen Gründe, insbesondere die erforderliche Dokumentation oder die Abwehr beziehungsweise Durchsetzung von Ansprüchen, eine befristete Aufbewahrung rechtfertigen. Geht die Anfrage in ein Mandat über, gelten die unter Abschnitt C beschriebenen Fristen. Die operative Löschfrist für nicht angenommene Anfragen ist vor der Veröffentlichung noch festzulegen und in milia umzusetzen.

(3) Kontaktaufnahme per E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns über die auf der Website genannte E-Mail-Adresse oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Kontaktdaten, gegebenenfalls Angaben zur Person und zum Unternehmen, den Inhalt des Anliegens sowie Kommunikationsmetadaten, um die Anfrage zu beantworten. E-Mail-Dienste werden nach den uns erteilten Angaben über STRATO bereitgestellt. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit der betroffenen Person, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an einer geordneten Kommunikation und Anfragebearbeitung). Gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

(4) Cookies, lokale Speichertechnologien und externe Ressourcen

Bei der Nutzung der Website und des eingebundenen Formulars können Cookies oder vergleichbare Technologien wie lokale Speicherungen im Browser oder Skripte technisch zum Einsatz kommen. Ein Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät oder deren Speicherung ist nach § 25 Abs. 2 TDDDG ohne Einwilligung nur zulässig, wenn eine gesetzliche Ausnahme vorliegt, insbesondere wenn dies für einen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst unbedingt erforderlich ist. Sollten nicht unbedingt erforderliche Technologien, insbesondere für Analyse, Werbung oder sonstige zusätzliche Dienste, eingesetzt werden, bedarf die Speicherung beziehungsweise der Zugriff grundsätzlich einer vorherigen, informierten Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG. Eine anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten stützen wir dann auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine solche Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerruflich. Ob und welche optionalen Technologien auf der konkreten Website tatsächlich aktiv sind, ist der technisch geprüften Einbindung zu entnehmen; eine unbestätigte Cookie-Liste oder ein bestimmtes Consent-Tool wird hier nicht behauptet. Externe Schriftarten, JavaScript-Bibliotheken, Trackingtechnologien und sonstige Ressourcen können beim Laden Verbindungen zu Dritten auslösen. Eine solche Einbindung muss technisch geprüft und – wenn vorhanden – dienstbezogen beschrieben werden. Nach den derzeitigen Angaben werden Google Analytics, eingebettete YouTube-Videos, Google Maps und Google reCAPTCHA nicht eingesetzt.

C. Interessenten, Mandanten und Steuerberatungsleistungen

(1) Kategorien personenbezogener Daten und Zwecke

Wenn wir einen Steuerberatungsauftrag vorbereiten oder durchführen, verarbeiten wir die für die jeweilige Leistung notwendigen personenbezogenen Daten. Dies umfasst je nach Mandat insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Angaben zu Gesellschaften und vertretungsberechtigten Personen, Steueridentifikations- und Steuernummern, steuerliche und finanzielle Angaben, Bank- und Zahlungsinformationen, Buchführungs- und Rechnungsbelege, Beschäftigungs- und Entgeltinformationen, Korrespondenz, Vollmachten sowie Akten- und Vorgangsdaten. Daten werden nicht unterschiedslos, sondern abhängig von der jeweiligen Leistung und ihrer Erforderlichkeit erhoben. Die Verarbeitung dient insbesondere der Mandatsprüfung und -annahme, Identifizierung, steuerlichen Beratung und Vertretung, Finanz- und gegebenenfalls Lohnbuchhaltung, Erstellung und Übermittlung von Steuererklärungen, Abschlüssen, Rechnungen, behördlicher Korrespondenz, Vergütungsabrechnung und Erfüllung gesetzlicher sowie berufsrechtlicher Pflichten.

(2) Rechtsgrundlagen und Datenquellen

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern der Mandatsvertrag mit der betroffenen natürlichen Person geschlossen wird, und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit zwingende gesetzliche Pflichten bestehen. Daten von Beschäftigten, Vertretern und Ansprechpartnern eines Unternehmensmandanten sowie weitere zum Mandat gehörende Drittdaten verarbeiten wir – abhängig vom Vorgang – nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur sachgerechten Mandatsbearbeitung und Kommunikation beziehungsweise auf einer einschlägigen gesetzlichen Grundlage. Unsere berechtigten Interessen bestehen in einer ordnungsgemäßen Berufsausübung, belastbaren Kommunikation, Vertragsorganisation und Rechtsverfolgung; im Einzelfall sind die Interessen betroffener Dritter zu berücksichtigen. Daten erhalten wir grundsätzlich von Ihnen oder den von Ihnen bevollmächtigten Kontaktpersonen. Soweit es die Mandatsart erfordert, können Angaben auch von einem mandatsführenden Unternehmen, von dessen Beschäftigten, aus eingereichten Unterlagen oder von Finanzbehörden und anderen rechtmäßig eingebundenen Stellen stammen. Soweit eine Erhebung nicht unmittelbar bei einer betroffenen Person erfolgt, berücksichtigen wir die Informationspflichten nach Art. 14 DSGVO und die dort geregelten Ausnahmen.

(3) Digitale Mandatsführung mit DATEV und milia

Wir nutzen nach den erteilten Angaben Software und Dienste der DATEV eG, Paumgartnerstraße 6–14, 90429 Nürnberg, zur Verwaltung von Mandats-, Steuer- und Buchhaltungsdaten sowie für die digitale Steuerberatung. Zudem nutzen wir milia für die strukturierte Mandantenkommunikation und -aufnahme. Die Verarbeitung kann insbesondere Stammdaten, Mandatsunterlagen, Kommunikationsinhalte, steuerliche Angaben und Dokumente erfassen. Die Dienstleister werden entsprechend ihrer jeweiligen vertraglichen Rolle und unter Beachtung des Datenschutzrechts sowie der beruflichen Verschwiegenheit eingesetzt. Informationen der Anbieter: https://www.datev.de/ und https://milia.io/datenschutz/. Die konkrete Zuordnung der Leistungen, die Vertragsunterlagen zur Auftragsverarbeitung sowie eingesetzte Unterauftragsverarbeiter werden dienstbezogen dokumentiert.

(4) Finanzbuchhaltung und Finmatics

Für die elektronische Verarbeitung von Buchhaltungs- und Rechnungsunterlagen verwenden wir nach den erteilten Angaben Finmatics. Anbieter ist Finmatics GmbH, Lindengasse 41 / 2. Stock, 1070 Wien, Österreich. Je nach aktivierten Funktionen können digitale Belege automatisiert ausgelesen, klassifiziert, zugeordnet oder zur weiteren Buchung vorbereitet werden. Dabei können insbesondere Rechnungs- und Beleginhalte, Namen und Kontaktdaten, Adressen, Bankverbindungen, Beträge, Leistungsbeschreibungen und weitere buchungsrelevante Angaben verarbeitet werden. Einzelne Bearbeitungsschritte können software- bzw. KI-gestützt erfolgen; dies bedeutet nicht, dass eine Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO ausschließlich automatisiert ergeht. Die Verarbeitung erfolgt für die jeweilige steuerliche Mandatsbearbeitung auf den hierfür einschlägigen Rechtsgrundlagen nach Abschnitt C.(2). Der Anbieter wird nach den uns erteilten Angaben aufgrund datenschutzrechtlicher Vereinbarungen eingesetzt. Die jeweils konkret eingesetzten Teilfunktionen und Unterauftragsverarbeiter sowie eine etwaige Verwendung von Daten zum Training oder zur Produktverbesserung bedürfen der Bestätigung. Weitere Informationen: https://www.finmatics.com/datenschutzerklarung und https://www.finmatics.com/auftragsverarbeitung.

(5) Offenlegung an Finanzbehörden und weitere Stellen

Zur Erfüllung eines erteilten Mandats oder gesetzlicher Pflichten können wir steuerliche Informationen und Erklärungen an das zuständige Finanzamt oder andere gesetzlich befugte Stellen übermitteln. Abhängig vom Auftrag kann die Übermittlung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. c DSGVO oder einer anderen gesetzlichen Grundlage beruhen. Die Übermittlung erfolgt nur in dem für den jeweiligen Zweck erforderlichen Umfang und unter Berücksichtigung unserer Verschwiegenheitspflichten.

(6) Rechnungsstellung und Zahlungsverkehr

Im Zusammenhang mit der Honorarbearbeitung verarbeiten wir Mandanten- und Rechnungsdaten, insbesondere Namen, Anschriften, Leistungen, Rechnungsbeträge und Zahlungsinformationen. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit einschlägig), zur Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie gegebenenfalls zur Durchsetzung und Verteidigung von Ansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sofern Zahlungs- und Rechnungsinformationen über externe Dienstleister verarbeitet werden, richtet sich deren Einbindung nach der tatsächlichen Vertrags- und Systemkonfiguration.

(7) Löschung und Mandatsarchiv

Mandatsdaten und Handakten speichern wir während der Auftragsdurchführung sowie im Anschluss nur so lange, wie es die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und sonstigen rechtmäßigen Zwecke erfordern. Die gesetzliche Regelaufbewahrung für steuerberatungsrechtliche Handakten beträgt zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde (§ 66 Abs. 1 StBerG). Für Buchhaltungs- und Geschäftsunterlagen können gesonderte Fristen nach § 147 AO und § 257 HGB gelten. Soweit Daten für laufende Verfahren oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, kann eine zeitlich begrenzte weitere Aufbewahrung zulässig sein. Nach Ablauf der jeweiligen Frist erfolgt die Löschung oder datenschutzgerechte Einschränkung der Verarbeitung, soweit keine weitere Rechtsgrundlage besteht.

D. Sonstige Hinweise

(1) Keine anderweitigen Websitefunktionen nach aktuellem Kenntnisstand

Nach dem von uns zugrunde gelegten Leistungsumfang werden über die Website derzeit kein Newsletter, kein Nutzerkonto, keine Online-Zahlungsfunktion und keine unmittelbare Online-Terminbuchung angeboten. Die oben dargestellten Datenverarbeitungen betreffen die Website, die digitale Anfragebearbeitung und die steuerberatende Mandatsverwaltung. Sollten künftig weitere Funktionen oder Dienste eingesetzt werden, werden die Informationen vor deren Inbetriebnahme überprüft und entsprechend ergänzt.

(2) Änderungen dieser Hinweise

Wir passen diese Hinweise an, soweit sich rechtliche Vorgaben, unsere Systeme oder die jeweiligen Verarbeitungsvorgänge ändern. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf unserer Website bereitgestellt.

Stand: Oktober 2026